Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement Aqua-Novio’94

Versie september 2015, goedgekeurd ALV 9 september 2015.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT AQUA NOVIO ’94

LEDEN

Artikel 1.

  1. Zij die lid van de vereniging wensen te worden richten het verzoek daartoe aan het bestuur met nauwkeurige opgave van naam, adres, geboortedatum, lidmaatschap van andere zwemverenigingen (ook voorheen) en eventuele bijzonderheden. Lidmaatschap gaat in na ondertekening van het daartoe ontworpen formulier.
  2. Minderjarigen die als lid toegelaten wensen te worden dienen bij hun aanvraag een schriftelijke toestemming van een wettelijke vertegenwoordiger te overleggen.
  3. Aan de toelating tot lid van de vereniging kunnen door het bestuur voorwaarden worden verbonden.
  4. Het bestuur kan zich ter beoordeling van de aangemelde leden doen bijstaan door een ballotagecommissie.
  5. Een ballotagecommissie bestaat uit tenminste drie meerderjarige leden. Het bestuur is niet verplicht het advies van de ballotagecommissie op te volgen.
  6. Tegen een negatieve beslissing van het bestuur over de toelating kan de aanvrager in beroep gaan bij de algemene vergadering.
  7. Zij die het lidmaatschap van de vereniging wensen te beëindigen richten het verzoek daartoe schriftelijk aan het bestuur met nauwkeurige opgave van naam, adres, geboortedatum, lidnummer en eventuele bijzonderheden.

BESTUUR

Artikel 2.

De voorzitter

  1. De voorzitter – en bij diens afwezigheid een door het bestuur aan te wijzen plaatsvervanger – heeft de leiding van de algemene vergadering en stelt daarin de orde van de dag vast, behoudens het recht van de algemene vergadering daarin verandering te brengen.
  2. De voorzitter heeft het recht beraadslagingen te sluiten wanneer hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht. Hij is echter verplicht de beraadslagingen te heropenen wanneer tenminste eenderde van de aanwezige stemgerechtigde leden de wens daartoe kenbaar maakt.
  3. De voorzitter heeft het recht te allen tijde inzage te nemen van alle bescheiden, boeken enz. de vereniging betreffende, berustende bij en onder beheer van ieder bestuurslid en van de commissies. Hij heeft het recht alle commissievergaderingen bij te wonen. De tweede voorzitter vervangt hem, indien nodig.

Het secretariaat

  1. Het secretariaat voert de briefwisseling, zorgt voor het houden van de notulen van bestuurs- en algemene vergaderingen en brengt namens het bestuur aan de algemene vergadering verslag uit van de werkzaamheden en de toestand waarin de vereniging verkeert. 
  2. Dit verslag wordt tezamen met de rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar en de verslagen van de commissies tenminste twee weken voor de algemene vergadering ter kennis gebracht van de commissies en de leden die daartoe een verzoek hebben ingediend bij het secretariaat.
  3. Het secretariaat beheert het archief van de vereniging.
  4. Het secretariaat ziet, al dan niet in samenwerking met de penningmeester, toe op een juiste uitvoering van de ledenadministratie.

De penningmeester

  1. De penningmeester beheert de geldmiddelen en ziet toe op een juiste uitvoering van de financiële administratie. Hij is bevoegd uitgaven te doen die het gevolg zijn van de toepassing van de reglementen of van de uitvoering van besluiten van de algemene vergadering, echter alleen volgens de door de algemene vergadering goedgekeurde begroting voor het lopende jaar. Voor het doen van andere uitgaven is steeds de voorafgaande machtiging van het bestuur nodig.
  2. De penningmeester ontvangt van alle daarvoor in aanmerking komende organen en commissies alle gegevens die hij voor zijn administratie nodig heeft.
  3. De penningmeester draagt zorg dat de rekening en verantwoording, zoals bedoeld in de statuten, wordt toegevoegd aan het verslag van de secretaris, dan wel; als zelfstandig verslag aan de algemene vergadering wordt aangeboden.
  4. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester legt deze binnen 14 dagen na zijn aftreden rekening en verantwoording af aan de financiële commissie.
  5. De penningmeester kan de saldi beleggen die niet dadelijk worden gebruikt. De penningmeester kan de saldi beleggen die niet dadelijk worden gebruikt. Met de wijze van beleggen dienen bestuur en financiële commissie (=kascontrolecommissie) in te stemmen.

De overige bestuursleden

  1. Bestuursleden die geen lid zijn van het dagelijks bestuur staan de leden van het dagelijks bestuur terzijde en vervangen hen en andere bestuursleden waar dit nodig is.
  2. Bestuursleden die geen lid zijn van het dagelijks bestuur zullen zich in het bijzonder bezig houden met de afdelingen en commissies die onder hun aangewezen verantwoordelijkheid vallen en waarvan zij als regel voorzitter zullen zijn.

ALGEMENE VERGADERING

Artikel 3

  1. De oproep voor de algemene vergadering vermeldt in welke vacatures in het bestuur moet worden voorzien, eventueel onder opgave van de door het bestuur voor elke vacature aanbevolen kandidaat. Bovendien wordt het rooster van aftreden van alle bestuursleden bijgevoegd.
  2. Het bestuur stelt na overleg met de vier in deze reglementen genoemde commissies een ontwerpbegroting op die ter goedkeuring en vaststelling aan de algemene vergadering wordt voorgelegd.
  3. Worden op een voorstel amendementen ingediend dan komen deze voor het voorstel in stemming en wel in de volgorde van indiening, tenzij een later ingediend amendement, volgens het oordeel van voorzitter, verdere strekking heeft dan een der vorige.

COMMISSIES

Artikel 4.

  1. Het bestuur benoemt jaarlijks als vaste commissies:
    a. wedstrijdzwemcommissie
    b. waterpolocommissie
    c. synchroonzwemcommissie
    d. commissie recreatief-elementair zwemmen
    e. masterscommissie
    De commissies bestaan uit tenminste drie leden waarvan als regel een bestuurslid voorzitter zal zijn. De commissieleden verdelen de taken in onderling overleg. De commissieleden kunnen door het bestuur te allen tijde worden benoemd en ontslagen. Wordt een commissie ontbonden dan levert de secretaris dier commissie alle tot de commissie behorende bescheiden, binnen 14 dagen, behoorlijk op orde, in bij de secretaris van de vereniging.
  2. Naast de in lid 1 genoemde commissies kunnen door het bestuur speciale commissies worden benoemd waarvan de werkzaamheden door het bestuur worden vastgesteld in overleg met de leden van de genoemde commissies.
  3. De benoeming en de werkwijze van de financiële commissie is geregeld in de statuten.

Artikel 5.

  1. De commissies bedoeld in artikel 4, lid 1, brengen jaarlijks verslag uit van hun werkzaamheden aan het bestuur. Deze verslagen worden toegevoegd aan het jaarverslag van de secretaris.
  2. De commissies bedoeld in artikel 4, lid 1, dienen jaarlijks een begroting en beleidsplan in bij het bestuur. Wijzigingen kunnen door het bestuur eerst na overleg met de betrokken commissie gemotiveerd worden vastgesteld.

Artikel 6.

  1. De wedstrijdzwemcommissie is belast met de organisatie en uitvoering van alles wat het wedstrijdzwemmen betreft.
  2. De waterpolocommissie is belast met de organisatie en uitvoering van alles wat het waterpolo betreft.
  3. De synchroonzwemcommissie is belast met de organisatie en uitvoering van alles wat het synchroonzwemmen betreft.
  4. De commissie recreatief-elementair zwemmen is belast met de organisatie en uitvoering van alles wat het recreatief-elementair zwemmen betreft.
  5. De masterscommissie is belast met de organisatie en uitvoering van alles wat het masterszwemmen en het wedstrijdzwemmen voor masters betreft.

BEGROTING

Artikel 7.

  1. De verenigingsbegroting van Aqua-Novio is in beginsel sluitend.
  2. Om de continuïteit van de vereniging te zekeren, wordt te allen tijde een algemene reserve aangehouden die tenminste 1/3 bedraagt van het totaal van de contributie inkomsten in het voorgaande boekjaar.
  3. Bepalend voor de bijdrage van de vereniging in de kosten van wedstrijdafdelingen, is het aantal leden. Het aantal leden van een afdeling wordt vastgesteld door optelling van de verenigingscontributie met evt. toeslagen geïncasseerd in de eerste periode: “de maanden oktober tot en met januari” en de tweede periode: “februari tot en met juni”, uitgaande van een door het bestuur vastgestelde basis verenigingscontributie per lid. De telling van het aantal leden per 1 juli komt extra gewicht toe.
  4. Als de verenigingsreserve op peil is, kan het bestuur een afdeling een projectsubsidie toewijzen. Een projectsubsidie wordt schriftelijk aangevraagd en gemotiveerd.
  5. Begrotingen en financiële verslagen van vereniging en afdelingen hebben een uniform format waarvan niet kan worden afgeweken.
  6. Wedstrijdafdelingen kunnen na afstemming met het bestuur een opslag op de verenigingscontributie invoeren en/of langs andere weg eigen inkomsten genereren.
  7. Als verwachte eigen inkomsten van afdelingen tegenvallen en tekorten ontstaan, zorgt de betreffende afdeling dat dit tekort in de eerstvolgende begroting wordt ingelopen. Een reserve van een afdeling bedraagt maximaal 10.000 euro.

KOSTEN

Artikel 8.

  1. De kosten die ten behoeve van de vereniging worden gemaakt door bestuurs- en commissieleden komen ten laste van de vereniging.
  2. Het bestuur zal jaarlijks een opgave doen van de kosten welke voor vergoeding in aanmerking komen.
  3. De uitgaven van de commissies zijn afhankelijk van een vooraf ingediende begroting en de goedkeuring daarvan door het bestuur.
  4. Overeenkomsten met trainers dienen uiterlijk 1 oktober te zijn getekend door de voorzitters van de vereniging en de betreffende afdeling. De overeenkomsten hebben een uniform format.
  5. Declaraties dienen zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 14 dagen na sluiting van het boekjaar waarin zij zijn gemaakt, te worden ingediend.
  6. Bij geschillen beslist het bestuur.

CONTRIBUTIES EN DONATIES

Artikel 9.

  1. De hoogte van de contributie voor de leden wordt vastgesteld door de algemene vergadering op voorstel van het bestuur.
  2. Het bestuur regelt de wijze van betaling van de contributie.
  3. Ereleden en leden van verdienste, ook diegenen die actief zijn in de zwemsport, zijn van het betalen van de verenigingscontributie vrijgesteld, met inachtneming van de amateurbepalingen. Het bestuur heeft het recht om bestuursleden, commissieleden en andere door het bestuur aan te wijzen functionarissen binnen de vereniging (deels) vrij te stellen van betaling van de verenigingscontributie. Van hen zal wel een bijdrage worden gevraagd in de kosten die de vereniging voor hen maakt of moet maken.
  4. Het bestuur kan bepalen dat voor ieder nieuw toegetreden lid een entreegeld zal worden geheven.
  5. Van een voorstel tot contributieverhoging vindt publicatie plaats in het verenigingsblad dan wel op de website van de vereniging.
  6. Wanneer een lidmaatschap op een later moment in het verenigingsjaar ingaat wordt de contributie naar rato vastgesteld.

VERENIGINGSKLEDING

Artikel 10.

  1. Voor leden van de wedstrijdsafdelingen kan verenigingskleding/sponsorkleding verplicht gesteld worden.
  2. Op basis van artikel 10 lid 1 zijn leden verplicht tijdens officiële wedstrijden/toernooien verenigingskleding te dragen.
  3. Nadere regels inzake de kleding bedoeld onder artikel 10 lid 1 worden door het bestuur vastgesteld.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 11.

  1. Het huishoudelijk reglement kan slechts worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat in de te houden vergadering een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden gedaan.
  2. In de oproep aan de algemene vergadering waarin een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden behandeld, zal een woordelijke omschrijving van de voorgestelde wijziging opgenomen dienen te zijn.
  3. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement behoeven de goedkeuring van tweederde van het aantal in de algemene vergadering aanwezige stemmen.
  4. Over onderwerpen die niet geregeld zijn in statuten of huishoudelijk reglement besluit het bestuur. Als in het dagelijks bestuur, het gehele bestuur of de afdelingscommissies de stemmen staken, is de stem van de voorzitter beslissend.

Artikel 12.

  1. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de eerste dag volgende op de dag waarop de algemene vergadering het heeft goedgekeurd en aangenomen.
  2. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement treden in werking op de eerste dag volgend op de dag waarop zij door de algemene vergadering zijn goedgekeurd en aangenomen.

Download reglementen als PDF